Gérer son planning de travail : comment s’y prendre ?
Lorsque vous travaillez, il est préférable de bien manager votre temps pour gagner en disponibilité, productivité et efficacité. Pour y arriver, vous devez vous créer divers repères, vous y formaliser, et commencer à structurer vos journées. Voici quelques astuces pour gérer au mieux votre planning.
Analyser vos journées de travail sur une semaine
Il vous faudra créer des revues hebdomadaires pour progresser dans votre travail. Vous devez donc noter la manière dont vous utilisez votre temps au cours de chaque journée. Cet audit personnel se fera sur la base d’une semaine. Le but est que vous ayez une vision plus précise de votre planning.
Vous pourrez déterminer ce qui est réalisable en matière de charge de travail quotidienne. C’est aussi l’occasion d’identifier vos tâches les plus productives et les pertes de temps parasites.
Élaborer un planning qui inclut un degré de priorité de tâches
Après que vos tâches aient été analysées, vous pouvez les positionner sur votre planning. Il est à noter que ce dernier devra être le seul que vous suivrez. Il faudra alors faire en sorte d’attribuer à chacune de ces tâches un degré de priorité spécifique. Cette priorisation devra bien entendu suivre une organisation efficace axée sur l’importance et l’urgence de chaque opération.
Par exemple, la matrice d’Eisenhower vous donne la possibilité d’effectuer le classement de vos tâches de travail selon leur urgence et leur importance. Vous aurez ainsi une vision plus claire de ce que vous devez faire pendant la semaine. Cela inclut les opérations urgentes et importantes, les tâches importantes sans êtres urgentes, les tâches urgentes, mais non importantes, et les tâches non urgentes et non importantes.
Regrouper vos tâches de travail similaires
Il peut être avantageux d’établir des périodes spécifiques durant lesquelles vous réaliserez les mêmes typologies de tâches. 2 ou 3 moments de votre journée pourront notamment être dédiés à une tâche récurrente comme le traitement de vos mails. Vous devrez aussi réserver des plages horaires pour mettre votre agenda à jour, classer vos dossiers et/ou passer vos appels téléphoniques.
Il est à noter que l’ensemble de ces tâches peuvent s’avérer relativement chronophages si vous effectuez leur traitement au fur et à mesure qu’ils se présentent. Cela pourrait réduire votre efficacité et avoir des conséquences néfastes sur votre tranquillité d’esprit. Vous aurez aussi des problèmes de concentration et bâclerez éventuellement votre travail.
Utiliser les bons outils
Actuellement, vous pouvez recourir à un large éventail d’outils pour optimiser la gestion de votre planning de travail. La technologie vous permet de gagner un temps considérable en automatisant l’organisation de vos tâches. Toutefois, il est essentiel de bien les choisir afin d’éviter la multiplication des pertes de temps. C’est d’autant plus valable si vous avez la responsabilité de gérer plusieurs projets en même temps.
Pour que votre gestion de temps soit efficace, il faudra évidemment éviter la procrastination, planifier les imprévus, vous fixer des objectifs personnels, fixer des temps de pause et être rigoureux dans votre organisation. Les outils de gestion sont là pour vous aider à y parvenir.
Outre les logiciels de gestion des plannings, vous pouvez vous tourner vers l’utilisation d’un calendrier en ligne comme Very Utile. Il s’agit d’un projet développé par plusieurs ingénieurs rattachés à la société Cognix Systems. Le site vous permet de gérer vos tâches de travail en temps réel sur un calendrier. Ce service est accompagné par d’autres fonctionnalités (post-it, service agenda et service d’alerte).